Rückblick Chaptermeeting vom 3. März 2016 in Köln

Rund 50 Mitglieder und Freunde des PMI Köln Chapter e. V. trafen sich am 3. März 2016 zum Chaptermeeting in Köln, um zwei interessante und sich ergänzende Vorträge zu den Themen Projektmanagement in der Datenforensik und Risikomanagement anzuhören. Und das in einer sehr angenehmen und freundlichen Atmosphäre in einem Hotel nahe des Rheins. Die Vortrags- und Ortsangebote dieses Abends trafen bei unseren Teilnehmern auf eine breite Zustimmung.

1. Vortrag: Projektmanagement in großen forensischen Untersuchungen

Den Anfang macht Herr Fabian Hoppe, Managing Director bei Alvarez & Marsal, zum Thema (Effizientes) Projektmanagement in großen forensischen Untersuchungen. Darunter sind alle Fälle von Wirtschaftskriminalität zu verstehen, in denen eine Datenuntersuchung erforderlich ist, um eine Beweisführung hieb- und stichfest im Sinne einer juristischen Klage oder Verteidigung (Gerichtsbarkeit) zu machen.

Solche Fälle werden in Form von Projekten bearbeitet und zeichnen sich häufig durch einen erheblichen Aufwand, hohen Zeitdruck und überdurchschnittliche Anforderungen an die inhaltliche Qualität aus. Was in der Vorgehensweise zunächst wie ein klassisches Phasen- oder Wasserfallmodell anmutet, kann doch sehr schnell agil werden, wie Herr Hoppe erläuterte. Neue Verdächtige oder Hypothesen zu den Geschehnissen erweitern stets die Komplexität der Untersuchung – mitunter extrem. Die zahlreichen Herausforderungen an derartige Untersuchungen (jenseits des Spannungsfeldes von Inhalt, Umfang, Zeit und Kosten) machen ein gut funktionierendes Projektmanagement zwingend erforderlich.

Um in solchen Untersuchungen ressourcenschonend vorzugehen, wird üblicherweise mit einer Prüfung auf Verdachtsplausibilität begonnen. Hierdurch werden einerseits Mitarbeiter vor ungerechtfertigten Verdächtigungen geschützt, und andererseits wird die Komplexität und damit der Projektumfang möglichst gering gehalten. Angesichts des Zeitdrucks, der bei solchen Untersuchungen immer besteht, steht das Umfangsmanagement im Projektmodell von der Firma Alvarez & Marsal ständig im Fokus.

Dazu bedarf es auch eines stringenten Integrationsmanagements, wie Herr Hoppe anführte, um die unterschiedlichen Stakeholder und die zu verschiedenen (Teil-) Projekte mit Ihren oft sehr heterogenen Teams aus Ermittlern, Anwälten, IT-Forensikern und Wirtschaftsprüfern zu einem großen Ganzen mit dem Ziel zusammenzuführen, dass qualitativ eindeutige und verlässliche Untersuchungsergebnisse zu einem bestimmten Zeittermin (Gerichtstermin) verfügbar sind und sicherstellt, dass später nicht eventuelle Interessenskonflikte der Beteiligten die Aussagekraft der Ergebnisse entwerten.

Darüber hinaus muss ein Qualitätsmanagement gewährleisten, dass alle Maßnahmen im Projekt, wie z.B. die Sicherung von Dokumenten oder von E-Mails, revisionssicher und gerichtsverwendbar durchgeführt und lückenlos protokolliert werden. Anforderungen, die weit über die üblichen Bedarfe in den meisten Projekten hinausgehen. Um die Qualität über den gesamten Projektverlauf bzw. -zyklus sicherzustellen, werden zu allen Meilensteinen Qualitätskontrollen durchgeführt, ob alle Datenerhebungen inhaltlich in einem einwandfreien Zustand sind.

Ein spannender und zugleich interessanter Vortrag, den Herr Hoppe uns darbot, in dem jedem Zuhörer klar wurde, dass Projektmanagement und seine Methoden auch insbesondere in zeitkritischen Fällen nicht wegzudenken sind, um sein Ziel konsequent zu erreichen.

1. Beitrag: Bericht aus dem Vorstand (Board) von PMICC

Als nächstes kam Herr Robert Baumgartner, PMICC, VP Marketing an die Reihe, um kurz aus dem Vorstand (Board) zu berichten. Hier ging es im Wesentlichen um neue anstehende Veranstaltungstermine als auch um eine Neuerung im Bereich sozialer Medien: neuer Twitter Account. Dieser wird von allen deutschen Chaptern gemeinsam genutzt, um aktuelle Informationen wie Veranstaltungen und aktuelle Themen zu posten. Einen kleinen Einblick gewährte Herr Baumgartner den Teilnehmers in die statistischen Erhebungen von PMI.org. Dabei ist zu erwähnen, dass es mittlerweile weltweit über 712.500 PMP zertifizierte Projektmanager gibt, was einen neuen Rekord für PMI darstellt. Davon sind etwas mehr als 13.000 zertifizierte Projektmanager alleine in Deutschland tätig. Von diesen sind etwas mehr als die Hälfte bei PMI.org als Mitglied gemeldet und von denen sich wiederum rund die Hälfte auf alle vier deutschen Chapter verteilen. Neben dem PMP Zertifikat weist gerade das PMI-ACP® einen steigenden Zuwachs in Deutschland auf, was natürlich auf eine wachsende Beliebtheit in Sachen agile Methoden zurückzuführen ist. Kurz vor der Networking Pause wies Herr Baumgartner noch auf den aktuellen monatlichen Zuwachs in den Mitgliedszahlen in allen deutschen Chaptern hin, wobei er das PMICC mit der höchsten monatlichen Zuwachsrate von 1,7 % für PMI deutschlandweit hervorhob.

2. Beitrag: Vorstellung neuer Arbeitsgruppen bei PMICC

Nach der Pause stellte Herr Dr. Peter Fey, PMICC, VP Universities, die folgenden aktuellen Arbeitsgruppen und deren Themen kurz vor und ist zugleich Ansprechpartner für alle diese Themen unter peter.fey@pmicc.de:

• Soziale Medien: Es gibt einen Beschluss des PMICC-Boards, das Engagement des PMICC in den Sozialen Medien weiter auszubauen. Erste Ansätze wie der deutschlandweit von allen Chaptern genutzte Twitter-Account PMI Germany (@PMIGermany) oder die aktiven Xing-Gruppen der Local Groups des PMICC sind bereits vorhanden und werden vielfach genutzt. Die PMICC-Mitglieder werden eingeladen, sich an den Beratungen der Arbeitsgruppe Soziale Medien zu beteiligen. Themen u.a.: Diskussion und Schärfung des Projektauftrages zur Teilnahme an der Kommunikation in den Sozialen Medien zur Förderung des Ansehens des Projektmanagements auf den Gebieten: Integrationsmanagement, Scope-Analyse, Stakeholder-Analyse und –Management, Procurement- und Security-Management.
• Universitäten, Studenten, Schüler: In diesem Jahr besteht für PMICC das Ziel, die Zusammenarbeit mit Professoren, Studenten und Hochschulen zu intensivieren. Darüber hinaus ist angestrebt, an ausgewählten Schulen mit Oberstufenschülern Projektseminare durchzuführen. Zur Durchführung dieser Aktivitäten stellt PMI Material und Ressourcen und unter den gegebenen Umständen auch Geldmittel zur Verfügung. Ziel ist es auch, Professoren und Studenten zur Diskussion von Projektmanagementthemen und deren Publikation in den Sozialen Medien sowie ggf. zur Durchführung von institutionsübergreifenden Veranstaltungen zu ermutigen und zu unterstützen. Die PMICC-Mitglieder werden eingeladen, sich an den Beratungen der Arbeitsgruppe Universitäten, Studenten, Schüler zu beteiligen. Themen u.a.: Kommunikationsmanagement, Scope-Analyse inkl. Veranstaltungsmanagement, Stakeholder-Analyse und –Management.
• Freizeit, Erholung und Sport: Das Board des PMICC hat sich sehr über das Engagement von Mitgliedern gefreut, die Aktivitäten im Bereich Freizeit, Erholung und Sport zusammen mit anderen Mitgliedern zu gestalten. Daher entschied sich das Board des PMICC, zu diesem Zweck eine eigene Webseite im Bereich Mitglieder einzurichten, auf der über solche Themen und Vorschläge berichtet wird. Darüber hinaus wird das PMICC aktiv jene Ideen unterstützen, die in Form eines Projekts aufgesetzt und abgewickelt werden können. Eine erste Maßnahme wird das Projekt „Teilnahme am nächsten Köln-Marathon“ sein. In diesem Zusammenhang wird durch ein PMICC-Mitglied ein Projektplan erstellt, über dessen Fortschritt über alle definierte Meilensteine usw. berichtet wird. Bereits während der Veranstaltung haben sich bereits zwei Interessenten eingetragen, um in Trainingsgruppen an Laufeinheiten mit uns gemeinsam teilzunehmen. Die PMICC-Mitglieder werden eingeladen, sich an den Beratungen der Arbeitsgruppe Freizeit, Erholung und Sport zu beteiligen. Themen u.a.: Work-Life-Balance, Aktive Unterstützung zum Ausgleich einseitiger Beanspruchung, Entspannung und Rekreation.

2. Vortrag: Risikomanagement in Projekten – Steigerung der Erfolgsaussichten

Der zweite angekündigte Vortrag wurde von Herrn Dr. Ralf Braune zum Thema Risikomanagement in Projekten – Steigerung der Erfolgsaussichten gehalten. Hier hat Herr Dr. Braune direkt am Anfang auf die wesentlichen Aspekte des Risikomanagements verwiesen:

• In sozio-technischen Projekten, die mit Menschen zu tun haben, sind Risiken trotz guter Planung und verstärkter Kontrolle des Fortschritts nicht abwendbar.
• Durch Risiken können auch neue Möglichkeiten (Chances) entstehen, die auf dem ersten Blick gar nicht aufgefallen sind und doch einen wesentlichen Vorteil für den weiteren Projektverlauf bieten können.
• Gerade unklare Anforderungen des Kunden bzw. Sponsors ziehen sich vom Anfang bis zum Ende eines Projektes schlimmstenfalls durch, sodass ein qualifizierter Projektmanager darauf zu achten hat, solche unbekannte Unbekannten (Unknown Unknown’s) als Variable nicht in einem Projektdesaster enden zu lassen, wohin man gegen bekannte Unbekannte (Known Unknown‘s) Variablen als Projektmanager etwas unternehmen kann.
• Eine aktive und fortlaufende Identifizierung bestehender und neuer Risiken im Projekt über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg stellt das A-und-O für ein erfolgreiches Projekt dar.

Wie Herr Dr. Braune weiter anführte, stellen auch bekannte Mittel wie die Bewertung eines Projektverlaufes (Lessons Learned) am Schluss bestimmter Meilensteine bei klassischen Verläufen oder aber eine Retrospektive (Retrospective) am Ende eines jeden inkrementellen Schrittes bei agilen Methoden eine gute Basis zur Informationsrückführung und damit zur Verbesserung selbst bei noch laufenden Projekten dar, wenn diese Mittel entsprechen eingesetzt werden.
Anlehnend an die ISO 31000 ging Herr Dr. Braune kurz auf die prozedurale Abfolge der Risikoidentifizierung und -behandlung ein, um dann auf die zwei wesentlichen Projekttypen hinzuweisen: (1) Akquise von neuen Kundenprojekten und (2) Projektabwicklungen (Delivery Projects). Entscheidend ist hierbei, dass der Kunde zumeist am Anfang eines Projektes weder dessen Risiken noch dessen Chancen kennt, sodass am Ende eines Projektes ganz andere Dinge dabei herauskommen können, als ursprünglich vom Kunden beabsichtigt und vereinbart waren. Beispiele zu diesem Thema finden sich zu Hauf: Das Flugzeug, das bereits im Stand auf Grund einer ungewollten Schwerpunktverlagerung mit der Spitze nach oben zeigt, oder aber eine SAP-Einführung in der Lagerverwaltung eines namhaften Autoherstellers zu einem Verkehrschaos und zum Stillstand eines gesamten Produktionsstandortes führte, weil die Anforderungen zu Anfang des Projektes nicht klar und eindeutig dem ERP-Systemhersteller dargelegt wurden. In der anschließenden Projektabwicklung sind weiterhin Chancen und Risiken präsent, die zum einen negative Einflüsse haben wie beispielsweise Änderungen von technischen Regelungen, deren Einflussmöglichkeiten – Beispiel: neuer Berliner Flughafen, dessen Feuersicherheitsmaßnahmen im Projektverlauf nicht mehr regelkonform umgesetzt wurden – nahezu unmöglich sind (externer Faktor), aber zum anderen auch Chancen beispielsweise in Form von Folgeaufträgen bieten können.
Weitere Aspekte zur Kategorisierung von Risiken und insbesondere Risiken bei Zulieferern brachte Herr Dr. Braune auf, bevor er weitere praktische Beispiele anführte: Als Frühwarnsystem beim Segeln sollte man als erfahrener Skipper stets morgendlich die Wettervorhersagen hören, bevor man eine Tagesetappen Entscheidung trifft, die verheerend enden kann. Auch sogenannte Black Swans, auftauchende Wale, am Kap der guten Hoffnung sind Unknown-unknowns, die einem Skipper ohne technische Hilfsmittel beim Auftauchen dieser Wale das Schiff, wenn nicht sogar das Leben kosten können. Seefracht, die zu günstig versichert und damit am obersten Deck platziert wurde, besitzt ein verstärktes Risiko bei einer Havarie verloren zu gehen, was bei einer konsequenten Kosten-Nutzenanalyse vermeidbar ist. Damit schloss Herr Dr. Braune seinen Vortrag mit einer Frage, welcher Risikotyp die Anwesenden wären, ob sie Risiken eher bewusst verhindern oder diese doch eher aktiv eingehen wollen, was natürlich jedem selbst entsprechend seiner/ihrer Erfahrung überlassen ist.

3. Beitrag: Ergebnisse der letzten Mitgliederumfrage bei PMICC

Im weiteren Verlauf des Abends stellte Frau Gudrun Kelp, PMICC, Voluntary, kurz die Ergebnisse unserer letzten Mitgliederbefragung vor. 189 Mitglieder und PMI Interessierte (Teilnehmerquote: 13,7 %) nahmen an dieser Umfrage teil. Frau Kelp bedankte sich im Namen des PMICC für die Teilnahme und die Bereitschaft die inhaltliche Arbeit aktiv mitzugestalten.

Zusammengefasst die jeweils 3 Themen mit den meisten Teilnehmerstimmen:

• Motivationsgründe zur Teilnahme an Workshops
  • Top 3: Erhalt von PDUs, Erfahrungen und Tipps aus der Praxis sowie Austausch mit anderen Projektmanagern
• Favorisierte Themen für zukünftige Chaptermeetings
  • Top 3: Umgang mit Agilen Teams und Projektrisiken, erfolgreiches Stakeholdermanagement und Führen ohne (disziplinarische) Macht
• bevorzugte Wochentage/-zeiten für Veranstaltungen
  • Top 3: Do., Di. und Mitt. jeweils abends
• bevorzugte Veranstaltungsorte
  • Top 3: Köln, Düsseldorf und Essen

Frau Kelp wies abschließend in ihrem wertvollen Beitrag darauf hin, dass diese Ergebnisse im Vorstand (Board) des PMICCs weiter ausgewertet und in Folge eine Workshop-Reihe für Mitglieder und PMI-Interessierte geplant wird. Die detaillierten Ergebnisse der Befragung können hier eingesehen werden.

Beide Vorträge ebenso wie der Bericht aus dem Board zusammen mit den Ergebnissen aus unserer letzten Mitgliederumfrage stehen unseren Mitgliedern im Memberbereich zur Verfügung. Auch eine neue Kurs-ID, CM160303, steht unseren Mitgliedern ab sofort über PMI.org zur Verfügung.

Unser besonderer Dank geht an:

• beiden Gastrednern, Herrn Dr. Braune und Herrn Hoppe, für ihre beiden Beiträge, mit denen sie uns einen guten Einblick in speziellen Projektmanagement Themen und Anwendungen gaben,
• Herrn Dr. Peter Fey für sein Engagement in Sachen soziale Medien, universitären Kontakte und sportliche Aktivitäten wie dem Kölner Marathonlauf,
• Frau Gudrun Kelp für ihre tatkräftige Unterstützung in Sachen Mitgliederumfrage und der Vorstellung deren Ergebnisse,
• allen Teilnehmern für ihr Erscheinen und für ihren regen Dialog und
• zu guter Letzt dem PMICC für die Bereitstellung geeigneter Räumlichkeiten und das Catering.

PMI Köln Chapter e. V.
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V.i.S.d.P. VP Marketing Robert Baumgartner, PMP, PRINCE2