Retrospektive zur digitalen Welt im Anlagenbau & in der Teamführung vom 13.4.2021

Am 13. April haben sich über 40 Teilnehmer, Mitglieder und Freude des Project Management Institutes Köln e.V. bzw. dessen Nachfolger Project Management Group – Germany (PMG-G), zusammengefunden, um im Rahmen eines Webinars virtuell zwei sehr informative Vorträge mit drei interessanten Gastrednern zu lauschen und in einen aktiven Dialog zu gehen.

1. Vortrag mit Jörg Heppert und Steffen Wester-Ebbinghaus

“Herausforderungen im Kapazitäts- und Ressourcenmanagement für internationale Großprojekte – Vorstellung einer integrierten Lösung auf Basis von SAP”

Den Einstieg zu unserem ersten Vortrag machte Jörg Heppert, zukünftiger VP Universities bei PMG-G, der auf einen kritischen Erfolgsfaktor im Anlagenbau von Steinkohle-, Gaskraftwerken und Chemieanlagen in Bezug auf Kapazitäts- und Ressourcenplanung hinwies. Ohne eine entsprechende Softwareunterstützung lassen sich komplexe und unternehmensspezifische Anforderungen an ein effektives Projektmanagement nicht bewältigen, wenn es eben genau um diese beiden Aspekte geht.

Dipl.-Ing. Jörg Heppert

• 16 Jahre Projektmanagementerfahrung
• Zertifikate: Dipl.-Ing., SFI, PMP
• Mitglied im Project Management Institute Köln Chapter e.V. seit 2015

Vielfach bestehen in Unternehmen gerade bei Großprojekten, die sich über mehrere Monate oder gar Jahre hinziehen können, unterschiedliche Systeme wie bspw. Excel, SAP oder CRM, die untereinander über keine geeigneten Schnittstellen verfügen, sodass Kapazitäts- und Bedarfsplanung, aber auch deren Abgleich und aktive Steuerung vor einer großen Herausforderung stehen. Ziel ist es im Unternehmen ein durchgängiges unternehmensweites Ressourcenmanagement mit einheitlichen Planungsstrukturen zu haben. Die Lösung soll durch eine integrierte Erfassung von „Ist-Stunden“ je Mitarbeiter, Rolle und Projekt abgerundet werden.

Steffen Wester-Ebbinghaus stellte eine „Best Practice“ SAP-PPM Lösung vor, in der die verschiedenen Aspekte einer integrierten Ressourcenplanungslösung von ihm dargelegt wurden. Hierbei wurde den Teilnehmern schnell klar, dass eine rollenbasierte Planung von vorhanden Kapazitäten und Bedarfen in einer Multiprojektmanagementumgebung auf Monats-, Wochen- oder gar Tagesbasis als „Big Picture“ unternehmensweit und länderübergreifend möglich ist.

Steffen Wester-Ebbinghaus

• seit 1990 als Berater zu SAP Projektmanagementlösungen aktiv
• Spezialisierung auf Ressourcenmanagementlösungen für die Branchen Anlagenbau, Maschinenbau, Automotive und Pharma
• umfassende Kenntnisse im Lean- und Critical Chain Project Management

Die Lösung trägt nicht nur zu einem effizienteren Ressourcenmanagement mit einer ganzheitlichen Sicht auf die Kapazitäten des Unternehmens bei, sondern ermöglicht zudem durch flexible Auswertungen auch ein schnelleres Gegensteuern bei veränderten Bedingungen, wenn etwa die projektseitige Bedarfsplanung der Mitarbeitereinsatzplanung der jeweiligen Fachabteilung oder den geleisteten Stunden abweichen. D.h. der Istzustand fließt sofort in die (neue) Planung ein und erlaubt es auch Aussagen über die Qualität der Planung zeitnah zu treffen und bei Bedarf gegenzusteuern.

Damit ermöglicht das Zusammenspiel von SAP-Lösungen PPM mit CO-CS und CATS ein Echtzeitsystem zu etablieren, dass sowohl Projekt- als auch Unternehmensverantwortliche dazu in die Lage versetzt werden, vorhandene Kapazitäten, Bedarfe und Abgleiche transparent im gesamten Unternehmen darzustellen und aktiv zu steuern. Damit wurde der erste Vortrag als Erkenntnis abgeschlossen.

Nach einer kleinen Pause und einem anschließenden Bericht vom Vorstand (Board) des PMG-Gs durch Robert Baumgartner, VP Finance + Sponsoring, ging es sogleich weiter mit unserem zweiten spannenden Vortrag zur digitalen Führung von Dr. Ralf Friedrich.

2. Vortrag mit Dr. Ralf Friedrich

“Erfolgreich virtuell und global”

Dr. phil. Ralf Friedrich

Er hat über 20 Jahre Erfahrung im internationalen Projektmanagement und dem Leiten von Großprojekten mit dem Schwerpunkt IT / ITK. Als Coach internationaler, virtueller Projekte liegt sein Fokus auf interaktiven Workshops und Seminaren in virtuellen Umgebungen wie in virtuellen “live”-Klassenzimmern sowie virtuellen Welten. Als Experte virtueller Teamentwicklung hat er im Rahmen seiner Doktorarbeit das Thema “Leistungssteigerung virtueller Teams” erforscht und ein Reifegradmodell VTMM^® zur Optimierung derer Arbeit entwickelt.

Obschon Dr. Ralf Friedrich seit vielen Jahren im Bereich der Beratung zur digitalen Führung unterwegs ist und viele Unternehmen, deren (virtuelle) Teams meist weltweit verteilt sind, in deren Produktivität unterstützt hat, ist ihm ein solcher Hype auf das Home Office, wie das jetzt in pandemischen Zeiten der Fall ist, noch nicht untergekommen, was alle Teilnehmer nachvollziehen konnten.

Und gerade jetzt macht es also Sinn, sich Gedanken darüber zu machen, wie wir auf Distanz besser in unseren Teams zusammenarbeiten können und was insbesondere Projektmanager*in und Teamleiter*in machen können, um die Teams auch weiterhin zu motivieren und somit keine Einbußen in der Motivation und im Projektfortschritt zu spüren.

Was Dr. Ralf Friedrich durch zahlreiche Analysen herausgefunden hat, aber auch durch persönliche Gespräche feststellte, fehlen den meisten Teammitgliedern und -leitern die informellen Gespräche. Teamerfolg muss also daher durch andere Faktoren in der virtuellen Welt sichergestellt werden, so führte er fort. Schlüsselfaktoren sind dabei:

• regelmäßige Kommunikation,
• regelmäßige Beteiligung durch alle Teammitglieder,
• klare Regeln und Verantwortlichkeiten im Team und
• virtuelle Führung.

Dazu hat Dr. Ralf Friedrich ein Modell namens VTMM^® (Virtual Team Maturity Model) entwickelt, in dem 11 Teamprozesse fokussiert werden, die für interdisziplinäre und interkulturelle Teams gerade in der digitalen Welt von enormer Wichtigkeit sind.

Neben den o. g. Faktoren sind dabei auch folgende Dinge von enormer Wichtigkeit: persönliches Feedback geben und nehmen, Einrichtung einer vertrauensvollen Umgebung – was hier besprochen wird, bleibt unter uns – und gegenseitige Wertschätzung, d. h. auch wenn ein Teammitglied das Projektteam verlässt, gibt es zumindest eine kleine Laudatio im Team zur Verabschiedung. Nichts ist beschämender als Teammitglieder unausgesprochen gehen zu lassen. Bei globalen, interkulturellen Teams werden Kulturmuster als Basis für die Prozessdefinition integriert, weil Kultur ein wichtiger Erfolgsfaktor in einem virtuellen Team ist.

Auch hier gab es einen aktiven Dialog zwischen unseren Teilnehmern und unserem Gastredner, sodass Dr. Ralf Friedrich in Aussicht gestellt hat, sein Online Tool auf Anfrage mal ausprobieren zu lassen. Und mit diesen und weiteren Worten mehr schloss auch unser zweiter Vortrag an diesem Abend.

Wir danken unseren Gastrednern, den Herren Wester-Ebbinghaus, Heppert und Dr. Friedrich, für ihre Zeit und ihre spannenden Vorträge zu unserer digitalen Welt, unseren Teilnehmern für ihre Aufmerksamkeit und aktiven Dialog per Chat und Headset an einem frühen Abend nach einem langen Tag im Home Office. Mein Dank auch an Bernhard Stücker, VP Members, Projekt Management Institute Köln Chapter e.V., für den kontrollierten Einlass unserer Teilnehmer in unsere online Veranstaltung. Bleiben Sie gesund.

Vielen Dank

Im Namen des Project Management Institute Köln Chapter e.V.
Robert Baumgartner, SAFe® 5 Agilist, PMI-ACP, PMP, PRINCE2 FL
VP Finance + Sponsoring
www.pmg-g.de