PMO 4.0 – Wie System-integrierte PMOs unsere Unternehmenszukunft positiv mitgestalten

Mark Engelhardt

• 30 Jahre Branchen übergreifende Erfahrung in Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement auf 5 Kontinenten
• Praktizierender PM, Berater, Trainer, Redner und Aktivist
• Mehr über ihn unter: https://www.linkedin.com/in/markoengelhardt/
• Sein Spitzname ist übrigens „Project Cowboy“

Aus seiner eigenen beruflichen Praxis heraus berichtete Mark Engelhardt, dass der Innovationsdruck in den meisten Unternehmen hoch ist und sich daher 80 % aller Projektmanager (PMs) einer hohen Arbeitslast unterworfen fühlen, während nur 40 % von ihnen tatsächlich zu 100 % an ihrem Projekt arbeiten dürfen. D.h. es fehlt Fokus, der auch zum Scheitern von Projekten führt! In einer 30-jährigen Statistik, die Mark uns zeigte, wird genau das widergespiegelt, und es zeigt sich, dass nur 10 % aller Grossprojekte wirklich erfolgreich verlaufen. Umgekehrt existiert eine hohe Anzahl von gescheiterten Projekten, von denen sogar 17 % für die Unternehmen existenzbedrohlich sind. Was kann man also dagegen tun?

Hier kommen, wie Mark Engelhardt anführte, PMOs ins Spiel, die dafür sorgen, dass…

• Unterstützung bei gemeinsamem Wissenstand, Prozessen, IT-Plattformen, Standards, Training usw.,
• Controlling zur Leistungsmessung (Key Performance Indicators), Risiko Management, Qualitätssicherung usw. und
• Direktive zur Steuerung von Projekten, Programmen und Portfolios mit Weisungsbefugnissen, Governance, Management-by-objectives (MBOs) usw.

…vorhanden sind, um eine strukturierte, systematische und effiziente Vorgehensweise im Unternehmen zu gewährleisten und dessen Wertschöpfung nachhaltig zu unterstützen.

Doch all dies ist ein grosses Stück Arbeit, wie Mark Engelhardt berichtete: Nur 10 % aller Vorstände wissen, welche Projekte in ihrem Unternehmen laufen, wobei 90 % dieser Vorstände denken, dass das Projektmanagement nur ein operatives Detail sei, was sie nicht zu interessieren habe. Gerade im letzten Punkt, wie er ausführte, liege auch ein Scheitern vieler Projekte begründet. Weitere Ursachen lägen auch im System einer häufig anzutreffenden Matrixstruktur begründet. Meist sind Finanz-, Projekt- und Produktmanagement überhaupt nicht oder nur unzureichend ineinander integriert, weil diese als alleinstehende Prozesse und Funktionen im Unternehmen angesehen werden. Hier sprach er uns mehr Mut und Zuversicht zu, vorhandene Lösungen konsequent anzuwenden, um neue Herausforderungen zu meistern. Nicht weil Agilität heutzutage in aller Munde ist und die meisten Menschen damit schneller, billiger und besser assoziierten, sei es auch die Lösung für alle Probleme. Daher sollten wir hier abwägen und vorhandene Good Practices (PMBOK® Guide) – vielleicht auch unter einem neuen Namen – für neue Probleme zur Anwendung bringen.

Es folgte ein Praxisbeispiel von der Firma Siemens, bei dem er auf ein Interview mit dem dortigen PMO-Chef verweis. Dieser ist Jurist, der gleichzeitig auch das Risiko und die Qualität im Unternehmen als Teildisziplin verantwortet. Darüber hinaus, so Mark Engelhardt, pflege der PMO-Chef einen heissen Draht zum Top Management, um Dinge zu bewegen, so wie Moses das rote Meer teilte, um sein Volk ins gelobte Land zu führen. Weitere korrektive Massnahmen, die bereits oben als Ursachen zum Scheitern von Projekten genannt wurden, hat die Firma Siemens mit Unterstützung ihres PMOs umgesetzt und ist somit seit über 20 Jahren erfolgreich im Projektgeschäft tätig.

Im Weiteren führte uns Mark Engelhardt in die Reifegrade (von 1 bis 5) und vertikale Verantwortung (operativ, steuernd, regional und exekutiv) von PMOs im Rahmen einer PMO-Evolution ein. Ausgangspunkt ist dabei das Project Office, das sich hauptsächlich mit den administrativen Belangen eines PMOs und seiner Projektmanager beschäftigt. Auch auf die Unterschiede zwischen Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement ging er ein, um vom Projektlebenszyklus auf die Verbindung zum Produktlebenszyklus und der vollständigen Integration von Finanz-, Produkt- und Projektmanagement im Portfoliomanagement zu kommen. Darüber hinaus stellte er uns die 3-dimensionale Matrix Organisation vor, die neben dem Projektmanagement über zwei weitere Bereiche von Line Management (LM) und Change-Management (CM) gespickt mit New Product Development (NPD), Business Administration (BA), Qualitätsmanagement (QM) und Risk Management (RM) über alle Bereiche verfügt.

Mark Engelhardt beschrieb, was er unter PMO 4.0 verstand. Dabei gibt es zwei verschiedene hierarchische Richtungen: Bottom-up und Top-down. Der rudimentäre Anfang geht von der Basis (Bottom-up) eines Unternehmens aus und stellt in Stufe I und II Unterstützung, Kompetenzaufbau, Vereinheitlichung von Prozessen, Sprache und Methodik sicher. In umgekehrter Richtung (Top-down) von Stufe III bis V geht es weiter mit Programmmanagement, Best Practices bis hin zum agilen Unternehmen. In diesem Zusammenhang gab er uns eine Übersicht über verschiedene Reifegrademodelle, typische Aufwand-Nutzenabwägungen bei den verschiedenen Projekttypen und generischen Modellen, deren Erläuterungen hier zu weit führen würden. Interessierte, die zugleich Mitglieder von PMG-G sind, können sich die Präsentation mit all diesen Detailinfos und den Kontaktdaten von Mark Engelhardt in unserem Memberbereich (Weblink) herunterladen.

Abschliessend ging Mark Engelhardt noch auf die kurzfristigen, mittelfristigen und langfristigen Ziele von PMOs und deren Beiträge zur Wertschöpfung im Unternehmen ein. Dabei stellte er uns auch eine notwendige Strategie zur Etablierung eines nachhaltigen PMOs vor, die einen physischen Platz (Bürofläche, IT-Plattform etc.) sowie eine eigene Corporate Identity (Logo, Wiedererkennungswert, Webseite usw.) im Unternehmen benötigt.

Für diesen wunderbaren und wertvollen Vortrag mit anschliessendem Dialog bedankte sich Robert Baumgartner, VP Finance + Sponsoring, PMG-G, bei Mark Engelhardt, Mona Rosenberg und unseren Teilnehmern. Es war wieder mal eine rundherum gelungene Veranstaltung. Nach ein paar weiteren Infos vom Vorstand zu 2023 beendete Robert Baumgartner unsere Veranstaltung und wünschte allen Anwesenden eine frohe und besinnliche Weihnachtszeit sowie ein gutes, gesundes und zufriedenes neues Jahr 2023.

PDUs