PMOs Gestern, Heute und Morgen: Was sind Zukunftsaussichten im PMO Business Model?

Als er in den USA damals mit Projekten zu tun hatte, drehte sich alles anfänglich nur um ein Competence Center, das schon agile Ansätze aufwies und über nur zwei Projektmanagementwerkzeuge (Tools) verfügte. Es ging darum, Menschen im Projektmanagement auszubilden und sie mittels kleinerer Projekte schrittweise und autodidaktisch an die Komplexität des magischen Dreiecks (Zeit, Kosten und Qualität) heranzuführen. Ein solches Competence Center war natürlich in einer Matrixstruktur integriert und hatte vorzugsweise Rückhalt durch das Top-Management. Ab und zu war auch mal ein Vice President oder ein CEO dafür zuständig, was manchmal, wie es Mark Engelhardt ausdrückte, Rochade-artig wechselte. Zudem sprach er über den weiteren geschichtlichen Verlauf des Competence Centers, das später namentlich in ein Project Office (PO) überführt und dann schließlich in ein PMO – ein bis heute gültiger Name – umbenannt wurde.

Mark Engelhardt

• Studium USA, International Business Management / Marketing, BA & MBA
• Doppelstaatsbürger US / EU
• 10 Jahre International Großkonzerne Mittleres Management
• Gründer PMI Chapter Austria, 10 Jahre President
• 26 Jahre PPPM Erfahrung:
  • Start/up , Business Development Manager, COO, Turn Around Projekte
  • 2 Grossprojekte XXX Mil. Bereich
  • PMOs, Project Office Facilitator
  • Lean, Agile, Wasserfall und Hybride Projekte
  • UNIDO Projekte
  • Alle Branchen, in über 12 verschiedenen Ländern
  • Lektor an Universitäten
  • PM Cowboy Podcaster
• Kontakt:
  PPPM Consulting, Abt-Karlgasse 25/6, 1180 Wien, +43-664-415-5115
  www.pmcowboy.com, www.pppmconsulting.com, www.pppmacademy.com

Zur weiteren Einleitung in sein Thema frug Mark Engelhardt unsere Teilnehmer, ob es überhaupt in ihren Unternehmen ein PMO gäbe, was nur vereinzelte positive Reaktionen auslöste, sodass Mirko Peters über seine eigene Arbeitsumgebung sprach, in der es nur ein PMO, ein sogenanntes Center of Excellence (CoE), in einem agilen Umfeld gäbe. Hier ergänzte Mark seine Aussage, da es je nach Unternehmensgröße durchaus mehrere PMOs geben kann, die länderspezifisch oder gar funktionsspezifisch (Executive PMO) agieren. Des Weiteren führte Mark an, was die Aufgaben eines PMOs sind:

• Unterstützung (supportive) bei gemeinsamem Wissenstand, Prozessen, IT-Plattformen, Standards, Training usw.,
• Kontrolle (controlling) zur Leistungsmessung (Key Performance Indicators), Risiko Management, Qualitätssicherung usw. und
• Direktive (directive) zur Steuerung von Projekten, Programmen und Portfolios mit Weisungsbefugnissen, Governance, Management-by-objectives (MBOs) usw.

Hierbei kommen diese Aufgaben in ihrer Funktion während eines Projektlebenszyklus unterschiedlich stark zum Einsatz. Wobei eine der Hauptaufgaben des PMOs die Kommunikation ist, um sowohl vertikal als auch horizontal, wie in jedem Projekt, zu kommunizieren. Um so Entscheidungsträger an Sachverhalte heranzuführen und gleichzeitig Projektmanager und deren Projektteams wie auch Agile Teams in den phasenartigen bzw. inkrementellen Fortschritt einzubinden und die Unternehmensziele damit klar zu verfolgen.

In diesem Zusammenhang sprach sich Mark Engelhardt für einen stärkeren Fokus auf PMOs aus, weil hier die Brücke zwischen einem Finanz- und einem Produktportfolio eines Unternehmens geschlagen wird, weil genau in diesem Unternehmensprozess für die notwendige Transparenz gesorgt werden kann, was mit einem investierten Euro am Ende des Tages auch auf der Habenseite verbucht werden kann. Im Schnitt sollte seiner Meinung nach ca. 15 % des Gesamtbudgets eines Unternehmens für ein PMO reserviert werden, um für die notwendige Transparenz, Planung und Fortschritt zu sorgen. Negative Beispiele wie Berliner Flughafen, Stuttgart 2021 oder Hamburger Elbphilharmonie gibt es zu Hauf. Hier hätte man besser von Anfang an auf den Wert eines PMOs gesetzt.

Weitere Fragen wie bzgl. der Notwendigkeit eines Business Analyst und Zuständigkeiten eines PMOs kamen während der Diskussion mit Mark Engelhardt auf. Hierbei stellte er den Business Analysten als eine notwendige Ergänzung zum PMO dar, um dem Projektmanager in puncto Anforderungs- und Finanzmanagement zu unterstützen, aber auch für das notwendige Gehör gegenüber den Entscheidungsträgern zu sorgen. Bzgl. Zuständigkeiten eines PMOs verwies Mark auf vorhandene Unternehmensprozesse, die seiner Erfahrung nach nur bis zu 60 % kristallklar sein können, während die restlichen 40 % einen Graubereich darstellen. Dieser sollte vom PMO durchdrungen werden, um Prozesse im Sinne einer Wertschöpfung seitens PMOs zu steuern, bevor andere Stakeholder es tun. Damit endete eine lebendige Diskussion mit Mark Engelhardt, die wir sehen schätzten und für die wir uns bei ihm, Mona Rosenberg und Evelin Arien herzlich bedanken.

Abschließend gab es Neuigkeiten und Termine von PMG-G, über die Robert Baumgartner sprach, sodass unsere 12. Veranstaltung in 2023 damit endete.

Wir bedanken uns bei unseren Teilnehmern und Mitgliedern für deren Interesse und Treue an unseren Veranstaltungen und bereitgestellten Informationen. Damit wünschen wir Ihnen allen ein frohes und besinnliches Weihnachten sowie ein gutes, gesundes und glückliches neues Jahr 2024.

PDUs

Die Veranstaltung hatte eine Gesamtdauer von 1 Stunde und ist grundsätzlich für den PDU Report berechtigt. Die Anerkennung liegt ausschließlich beim PMI – Project Management Institute – und kann über das CCRS getätigt werden: https://authentication.pmi.org

Sie können folgende PDUs claimen.

Falls Sie sich beim Ausfüllen Ihres PDUs über CCRS nicht ganz sicher sind, folgen Sie einfach unseren Anweisungen über unseren Link: https://pmg-g.de/beantragung-ihrer-pdus/

V.i.S.d.P. President & VP Sponsoring
Robert Baumgartner, SAFe 6 | PMI-ACP | Prince2 FL
www.pmg-g.de