Agiles Projektvorhaben in stark reglementiertem Umfeld und die Kunst motivierter Projektteams

Über 80 Mitglieder und Freunde des PMI Köln Chapter e. V. trafen sich am 1. Okt. in einem ausgezeichneten Ort, nämlich in Bonn Pützchen bei der Firma Comma Soft AG, um sich auf den richtigen Herbstausklang und den Endspurt des Jahres 2015 einzustimmen.

Das diesmalige Motto lautete: Agile Projektmanagementmethoden führen auch in einem stark reglementierten Geschäftsumfeld zum Erfolg, und Projektteams können auch unter widrigen Umständen zu einem gemeinsamen Ziel motiviert werden. Doch in beiden Fällen sind Methoden und Können des jeweiligen Projektmanagers gefordert.

Zur Einleitung stellte Jörg Asma, Geschäftsbereichsleiter IT Consulting und CMC Security der Firma Comma Soft AG, sein Unternehmen als einer der führenden IT-Dienstleister in Deutschland vor. Das Besondere an diesem Unternehmen ist, dass es über ausgeprägtes Lösungswissen selbst für diffizilste Aufgaben im Bereich Informationstechnologie verfügt und das es mit mehr als 130 eigenwillige, vorwiegend naturwissenschaftlich ausgebildete Köpfen, die Informations- und Wissensarchitekturen in großen Unternehmen plant und weiterentwickelt. Dabei wird in einer engen Zusammenarbeit mit den Kunden agiert und  Erfahrungswissen an sie weitergegeben, um einen Know-how-Transfer als Add-on und Hilfe zur Selbsthilfe auf Comma-Art zu geben, was ein Alleinstellungsmerkmal in der deutschen IT-Branche ist.

Im ersten Vortrag stellte Dr. Burkhard Gutjahr, Senior Consultant, Comma Soft AG, ein agiles Vorgehensmodell angelehnt an Scrum vor, das es einerseits ermöglicht die Compliance-Anforderungen zu erfüllen und andererseits Änderungen des betroffenen Business Layers dreimal so häufig in den Betrieb auszurollen als im ansonsten verwendeten Wasserfallmodell vorgesehen. Fachliche Anforderungen können jeweils zu Beginn der Iterationen (Sprints) einfließen und damit schneller im Sinne „Shorter Time to Market“ realisiert werden.

Hierbei wird Verantwortung auf das Entwicklungsteam verlagert, wobei Kommunikation, Transparenz und Selbstregulierung genutzt werden, um im Hinblick auf den Faktor Mensch die notwendige Orientierung für alle Stakeholder zu geben, damit nach drei Entwicklungssprints der Businessmehrwert in einem Rolloutsprint verfügbar wird.
Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass die Einhaltung der regulatorischen Anforderungen kontinuierlich vorbereitet, bei Sprintwechseln qualitätsgesichert und zum Rollout formell erfüllt wird, was die Akzeptanz des Endresultats beim Kunden erhöht.
In diesem Zusammenhing ging Dr. Gutjahr auch auf Risiken im agilen Projektvorgehen ein, um zu erläutern, welche exemplarischen Faktoren das agile Vorgehen ausbremsen, wenn nicht sogar verhindern können:

1. überwiegende Präsenz von Skeptikern im Projektteams
2. ungenaue Abgrenzung und Definition der Rolle „Productowner“
3. streng verzahnte Abhängigkeiten mit anderen Projekten
4. Änderungen außerhalb des Business Layers, die zu unerwarteten Nebenwirkungen führen können
5. Prozessänderungen, die die schnelle Abfolge von Rollouts nicht berücksichtigen
6. Anforderungen, die sich nicht agil oder nicht vom Projektteam umsetzbar sind
7. Projektumfang zu klein

In einer Retrospektive stellte Dr. Gutjahr die erfahrenen Vorteile und die Verbesserungsmöglichkeiten gegenüber, was im Großen und Ganzen dadurch zusammengefasst werden kann, dass Regularien und Compliance sichergestellt, eine erhöhte Transparenz und Vertrauen für alle Stakeholder geschaffen wurde. Verbesserungspotenzial sah Dr. Gutjahr im Einsatz eines Scrum-Masters als eigenständige Rolle insbesondere bei mehreren parallel agierenden Teams und in einer konstanten  Management-Attention, um Hindernisse für Team und Projekt zeitnah beseitigen zu können.

Kurz vor der Pause wies Robert Baumgartner, VP Marketing, PMICC, daraufhin, dass ein Kollaborationsvertrag zwischen allen deutschen Chaptern in Sachen Sponsoring von allen Chaptern fast abgeschlossen wurde, sodass Bestands- aber auch Neusponsoren im neuen Jahr die Möglichkeit haben, in allen vier Chaptern gleichzeitig zu einem einzigen und gutem Preis für sich Werbung zumachen, ohne dabei mit allen Chaptern einzeln darüber verhandeln zu müssen und dabei den gleichen Service Level von allen Chaptern erwarten zu können. Des Weiteren ging Herr Baumgartner kurz auf die nächstanstehende Chapterveranstaltung am 4. Nov. als den Herbstausklang ein. Hierzu konnte das PMICC den bekannten Keynote Speaker, Matthias Kolbusa, gewinnen, der über die Umsetzungsperformance auf Grundlage von Emotionen und Werten im Management anschaulich und fesselnd berichten wird. Abschließend wies Herr Baumgartner daraufhin, dass es zu dieser Veranstaltung eine Videoaufzeichnung geben wird, die dann unseren Mitgliedern in einigen Tagen zum Download (Video Podcast) zur Verfügung gestellt wird, um auch denjenigen die Möglichkeit des Informationsabrufs und damit der PDU Berechtigung zu eröffnen, die nicht anwesend waren.

Nach der Pause stellte Dr. Martin Moss, selbstständiger Projektmanager und -coach, einen Vortrag mit vielen praktischen Beispielen zum Thema Motivation im Projekt vor.  Als Grundlage werden dazu die Projektbeteiligten nach Ihrem Interesse am Projekt untergliedert:

1. Contribution Stakeholders, diese tragen mit ihrer Arbeitsleistung dem Projekt bei,
2. Direct Stakeholders, diese nutzen die Ergebnisse des Projektes und
3. Indirect Stakeholders tragen weder durch Arbeitsleistung bei, noch nutzen sie das Ergebnis. Sie sind aber an dem Projekt interessiert bspw. der Betriebsrat.

Daraus entsteht eine Stakeholderübersicht, welcher Stakeholder welches Interesse an dem Projekt hat.  Als nächsten Schritt wird die Motivation der identifizierten Stakeholder über Ziel und Aufgabe methodisch eingeschätzt. Basierend auf dieser Einschätzung, die im Winning Team System grafisch mit Smiles dargestellt wird, baut der Projektmanager jetzt das Projekt so auf, dass sich jeder Beteiligte im Projekt wiederfindet. Auf diese Art und Weise steuert der Projektmanager aktiv das Projekt.
Für alle Interessierten gibt es zur Probe bei Anmeldung über folgenden Weblink die Möglichkeit, dies selbst auszuprobieren und eigene Erfahrungen zu sammeln. Nach Anmeldung erhalten PMICC-Mitglieder Zugriff auf zwei Videos zur Erklärung des Winning Team System und das vorgestellte Template (Gültigkeit bis Ende Okt. 2015!): http://www.projekte-erfolgreich-leiten.com/winning-team-system-fuer-pmi-cc/

Damit ist die Grundlage geschaffen für die Projektsteuerung. Jedoch sind weitere Module aus dem Online-Kurs „Projekt Start Turbo“ erforderlich, um die gesamte Basis der Projektsteuerung zu erfassen.

Beide Vorträge stehen ebenso wie der Bericht aus dem Board den PMICC-Mitgliedern im Member-Bereich zur Verfügung. Auch eine neue Kurs-ID, CM151001, ist bereits für unsere Mitglieder über PMI.org zur Benutzung freigegeben.

Wir danken unseren beiden Gastrednern für ihre Beiträge, mit denen sie uns einen guten Einblick sowohl in die speziellen agilen Projektmethoden als auch in die Einschätzung von Mitarbeitermotivation bei Projektteams gaben. Unseren Teilnehmern danken wir für ihr Erscheinen und ihren regen Dialog während unserer Veranstaltung als auch der Comma Soft AG und deren Mitarbeiter für die Bereitstellung von sehr gut ausgestatteten Räumlichkeiten und eines guten Caterings. Weitere Veranstaltungen mit hohem Informationswert werden in den kommenden Wochen bis zum Jahresausklang folgen, Ihr Team des

PMI Köln Chapter e. V.
www.pmicc.de
V.i.S.d.P. VP Marketing Robert Baumgartner, PMP, PRINCE2