Am Dienstag, den 6. November 2018, trafen sich bei der BWI GmbH in Bonn etwa 40 Mitglieder und Freude des PMI Köln Chapters (PMICC), um zwei sehr interessante Vorträge mit praxisrelevanten Themen zu hören und zu diskutieren. Die sehr angenehme Räumlichkeit der BWI bot darüber hinaus sehr gute Möglichkeiten zum Austausch und Networking.
Unser Gastgeber für diese Veranstaltung, die BWI GmbH, betreibt und modernisiert die nichtmilitärische Informations- und Kommunikationstechnik der Bundeswehr, sorgt für einen stabilen, sicheren und wirtschaftlichen Betrieb und entwickelt diese weiter. Darüber hinaus bietet die BWI GmbH als IT-Dienstleistungszentrum des Bundes ihre Leistungen im Rahmen der IT-Konsolidierung des Bundes auch anderen Ressorts des Bundes an.
Vortrag “IT-Projekt-Killer”
Dr. Martin Moss, selbstständiger Projektmanager und Coach, hat kürzlich sein erstes Buch über IT-Projekte, „Die 10 populärsten IT-Projekt-Killer“ als Ergebnis seiner jahrelangen Forschung und praktischen Erfahrungen veröffentlicht. Dies war motiviert durch die Frage, warum einige Projekte scheitern, und das aus scheinbar ähnlich gelagerten Gründen.
In seinem Vortrag stellte er die aus seiner Sicht wichtigsten „Killer“ von IT-Projekten vor. Er beschrieb die Kritikabilität dieser Killer, die nach seiner These vorliegen, wenn einer oder mehrere Projektbeteiligte das Projekt nicht pro-aktiv und freiwillig unterstützen können – in solchen Situationen gerät das Projekt in Gefahr. Ebenso stellte er dar, mit welcher Eintrittswahrscheinlichkeit in den verschiedenen generischen Projektphasen Projekt-Killer auftreten können und welchen Aufwand es bedeutet, dagegen vorzugehen. Dabei sieht Dr. Moss die Verantwortung für die Abwehr der Killer sowohl beim Projektleiter als auch beim Auftraggeber / Sponsor.
Mindestens so wichtig wie das Bekämpfen der Projekt-Killer ist es laut Dr. Moss, vorbeugende Maßnahmen zu treffen. Diese sollen vermeiden, dass solche gravierenden Störungen auf das Projekt einwirken. Solche Maßnahmen können bereits im Vertrag festgelegt werden, oder sie resultieren beispielsweise aus Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Projektleiter. Dieser Austausch und die Abstimmung zwischen ihnen ist natürlich auch während des Projekts erforderlich: So können drohende Killer rechtzeitig erkannt werden, und es kann frühzeitig geeignet gegengesteuert werden. Möglichkeiten zur Vorsorge, aber auch zur Therapie stellte Dr. Moss anhand eines Beispiels bei Mehrfachbelastung beim Projektleiter, aber auch bei Teammitgliedern ausführlich dar.
Die anschließende lebhafte Diskussion beschäftigte sich nicht nur mit Fragen direkt zum Vortrag, sondern auch damit, inwieweit sich die Killer von IT-Projekten von denen anderer Projekte (z.B. Organisationsprojekten) prinzipiell oder im Detail unterscheiden.
Infos aus dem PMICC
Zur Pause mit Imbiss und Getränke hatte die BWI GmbH eingeladen. Anschließend stellte Thomas Brand, VP Events des PMICCs, die kommenden Termine der Local Group Ruhrgebiet und der Chapter Meetings von PMICC vor. Ferner zeigte er über die Entwicklung von Mitgliederzahlen und deren Aufteilung auf verschiedene Zertifizierungen des Chapters auf. Hier zeigt sich, dass ein Großteil PMI-Zertifikate besitzt, aber etwa ein Viertel der Mitglieder über keine Zertifikate verfügt. Das Chapter dient also offensichtlich nicht nur als wertvolle Unterstützung der Re-Zertifizierung! Darüber hinaus verwies Thomas Brand auf die bei der Veranstaltung ausliegende Einladung des Chapter-Präsidenten Klaus Stephan zur Mitarbeit als Volunteer, um etwa inhaltliche Themen voranzubringen oder um auch organisatorische und technische Unterstützung anzufragen.
Vortrag “IT für Deutschland”
Im zweiten Vortrag informierte Uwe Reinhardt, BWI GmbH, zunächst kurz über die Geschichte der BWI. Sie wurde 2006 als Betreibergesellschaft (Mehrheitsbeteiligung des Auftragnehmer-Konsortiums) für das HERKULES Projekt der Bundeswehr zur Standardisierung und Modernisierung ihrer nichtmilitärischen Informations- und Kommunikationstechnologie und SAP-Einführung gegründet. Seit dem Projektende 2016 ist die BWI GmbH eine 100-prozentige Bundesgesellschaft.
Uwe Reinhardt stellte die Programm- und Portfolio-Organisation „BWI Delivery & Project Center“ für die Bundeswehr vor. Dabei ging er besonders auf die Spezifika der Vertragssituation mit der Bundeswehr („Eigenbetrieb“, Besonderheiten des Haushalts‑ und Preisrechts) ein. Sie bedingt eine lange Vorlaufzeit der Vorhaben von der Feststellung eines Bedarfs bzw. einer Fähigkeitslücke über die Planung, Angebotserstellung und ‑verhandlung bis zur Zustimmung über den Haushaltsausschuss des Bundestags. Typischerweise liegen zwei Jahre zwischen der Planung und dem Beginn eines Projekts. Innerhalb dieses Zeitraums und auch noch im Projektverlauf selbst ändern sich häufig die (anfangs teilweise sehr unscharfen) Anforderungen.
Aufgrund des Haushaltsrechts müssen die Vorhabenpakete auf Kalenderjahre zugeschnitten werden. Das führt dazu, dass die Zahl der logischen und auch zeitlichen Abhängigkeiten zwischen den Paketen sehr groß ist. Uwe Reinhardt beschrieb sehr anschaulich, wie die BWI mit dieser hohen Komplexität umgeht, um das Gesamtrisiko für die Vorhaben zu minimieren.
Die anschließende intensive Diskussion thematisierte den wachsenden Anteil der von der BWI betreuten Systeme für den Einsatz. Ferner wurde die Rolle der BWI GmbH als eines der IT-Dienstleistungszentren des Bundes, das also auch anderen Ressorts Dienstleistungen anbietet, diskutiert. Diese Aufgabenerweiterung geht mit der Weiterentwicklung zu einem IT-Systemhaus einher. Dieses ist noch im Aufbau begriffen und wird weitere Auswirkungen auf das Programm‑ und Portfoliomanagement der BWI haben.
Nächste Veranstaltung
Der Beifall für die Referenten und auch die Diskussionen im Anschluss zeigen, dass die Auswahl der Themen das Interesse der Teilnehmer fand. Das PMICC geht davon aus, dass dies auch für die kommenden Veranstaltungen so sein wird; das nächste Chaptermeeting findet am 7. Dezember 2018 in Köln statt.
