Retrospektive „Projektmanagement von Erde bis All” vom 16. Dez. 2021

Liebe Mitglieder und Freunde von PMG-G,

mit rund 20 Teilnehmern starteten wir in einen interessanten Abend zum Thema „Projektmanagement von Erde bis All” von Susanne Kreft.

Hierzu eröffnete Klaus Stephan, Präsident der PMG-G, unser Webinar.

Das erste Mal Projektleiterin

In der Mitte ihrer Arbeit (Projektlaufzeit) kamen Änderungswünsche auf, die unkoordiniert und unabgeschätzt plötzlich auftraten und sie vor eine Reihe von Herausforderungen stellten, da der Zeitplan (8 Wochen) zur Abgabe der Arbeit feststand und diese Änderungen unabdingbar eine komplette Neuberechnung der Anlage bedeuteten. Dies war für Susanne Kreft der Einstieg ins Projektmanagement, um ihre Arbeit und nun „ihr“ Projekt zu retten. Hierbei stieg sie in die folgenden Wissensgebiete (Knowledge Areas) ein:

• Scope Management: Definition von Schnittstellen, Arbeitspaketen (WBS) und Endresultaten (Deliverables)
• Time Management: Festlegung eines Zeitplans mit Definition von Meilensteinen
• Integration Management: Nachhalten und Steuerung des Zeitplans sowie Einführung eines Änderungsmanagements
• Human Resources Management: Verantwortung eine Team von bis zu 8 Kolleg*innen zu führen

Als gewonnene Erkenntnisse (Lessons Learned) stelle sie zwei Punkte dar. Zum einen sollte in einem Projekt niemals versucht werden, die goldene Lösung mittels Over-Engineering zu erreichen, und zum anderen sollte man nie mehr liefern (Gold-plating) als mit dem Kunden zuvor vereinbart wurde. Beides führt zu Zeitverzögerungen, Budgetproblemen und am Ende zu einem unzufriedenen Kunden.

Der Glücksfall Raumfahrt

Warum die Raumfahrt für Susanne Kreft ein Glücksfall war, beschrieb sie anhand von folgenden Erfahrungen und Erkenntnisse:

• Etablierte Strukturen, Prozesse und Methoden
• Teamgeist und –motivation extrem hoch (Going the extra mile)
• Hervorragende Fehlerkultur
• Neugierde auf allen Seiten
• Völlig neue Standpunkte einnehmen (Out of the box thinking)

Neben diesen guten und wichtigen, oben genannten Punkten stellte sie eine wichtige Sache heraus, die viel mit Motivation zu tun hat. Nur wenn wir etwas für möglich halten, dann können wir auch vermeintlich unmögliche Dinge schaffen.

So hatte sie die Projektleitung zur Entwicklung von Sensoren für das Raumfahrtprogramm „Columbus“ und für das Space Shuttle sowie Planung und Umsetzung von technischen Komponenten für die Medienversorgung im Spacelab übernommen, die allesamt mit vielen Herausforderungen und gar nächtlichen Anrufen aus den USA nach Produktübergabe verbunden waren.

Als Lessons Learned ging sie auf folgende wichtige Punkte ein:

• Umgehende Reaktion
• Ein zentraler Ansprechpartner für den Kunden
• Kommunikation / Stakeholder Management
• Issue Management

Daran kann man sehen, dass die Knowlege Areas Communication, Stakeholder und Integration Management in solchen Projekten stark zu fokussieren sind, wenn man in Raumfahrt mit seinen / ihren Projekten Erfolg haben möchte.

Die internationale Luftfahrt

Eine weitere Facette des Kommunikations- und Teammanagements stellte uns Susanne Kreft in der Luftfahrt vor, in der sie ein Projekt zur Entwicklung einer Atemversorgung im Eurofighter mit einem Team, bestehend aus Briten, Spanier, Italiener und Deutschen, führte.

Darin bestand für sie schon eine große Herausforderung, ein internationales und verteiltes Team mit seinen jeweiligen politischen Einflüssen zu führen und zu einem gemeinsamen Ergebnis zu führen. Dieses wurde wiederum durch eine Vielzahl von Änderungswünschen torpediert.

Auch hier sah sie als Lessons Learned Kommunikation- und Stakeholdermanagement als wesentlich für den Projekterfolg an. Darüber hinaus stellte sich auch die Kontrolle über Vertragsmanagement (Procurement Management), Issue Management und Logistik bei internationalen Projekten als entscheidend heraus. Bei Letztere erwähnte sie, dass Bauteile im Projekt logistisch mehr Flugstunden zurücklegten als im tatsächlichen Einsatz im Eurofighter.

Das Erlebnis Project Management Office (PMO)

In der Entwicklung von zahlreichen Komponenten, die in der Gebäudetechnik, Wasserversorgung, Abwasserentsorgung und Industrie zum Einsatz kommen, verantwortete Susanne Kreft die Planung, Durchführung, Überwachung und Steuerung von solchen Projekten und deren Controlling von Abläufen, Budgets und Sicherstellung einer frist- und kostengerechten Umsetzung.

In diesem Zusammenhang übernahm sie auch die Verantwortung zum Aufbau und Leitung eines weltweit operierenden PMOs, das vom Management dazu bestimmt wurde, aus dem Ruder gelaufene Projekte nachzusteuern. Jedoch hatten alle Beteiligten nur wenig Erfahrungen im Bereich PMO.

Nach 2,5 Jahren wurde dieses Unterfangen zur Einführung eines PMOs mit einem weltweiten Intranet mit Workflows zur Erstellung, Prüfung und Release von Standards und Werkzeugen für das Projektmanagement schließlich aufgegeben, da das gewünschte Ergebnis zur besseren Steuerung eines Projektportfolios nicht erreicht werden konnte. Dies mag vielleicht auch daran gelegen haben, dass die Sache vom Management mal unentschlossen und mal engagiert angegangen wurde. Ein Hin-und-her macht bekanntlich die Taschen leer.

Die Antwort kennt „Dr. Flush“

Abschließend ging Susanne Kreft noch auf irdische Probleme in der Raumfahrt ein und zeigte uns ein Beispiel, bei dem ein Astronaut aus seiner Raumkapsel geholfen werden musste, weil er ohne eine intakte Toilette zurückkam.

Nun was geschieht in einem solchen irdischen Fall in der Raumfahrt?

Dazu zeigte sie uns einen lustigen Clip von Dr. Flush, der Beutel vorstellte, die in einem solchen Fall zum Einsatz kommen, um die Ausscheidungen gut zu verpacken. Eine lustige Erläuterung zu einem wahren Inhalt und Problem, das Raumfahrer einem in einem solchen Fall widerfährt.

Und damit endete unsere Veranstaltung wieder mit einem interessanten Thema, einer sehr guten Gastrednerin und interessierten Teilnehmern.

PDUs

Die Veranstaltung hat eine Gesamtdauer von 1 Stunde und ist grundsätzlich für den PDU Report berechtigt. Die Anerkennung liegt ausschließlich beim PMI – Project Management Institute – und kann über das CCRS getätigt werden: https://authentication.pmi.org

Sie können folgenden PDU beantragen.

Technical	Leadership	Strategical
0 PDU	1 PDU	0 PDU

Falls Sie sich beim Ausfüllen Ihres PDUs über CCRS nicht ganz sicher sind, folgen Sie einfach unseren Anweisungen unten:
https://pmg-g.de/beantragung-ihrer-pdus/

Wir danken unserer Gastrednerin, Susanne Kreft, für ihren sehr interessanten Vortrag aus über 30 Jahre Erfahrung als Projektleiterin und ihre Einblicke in das Leben im Projektmanagement.

Der Vorstand der Project Management Group – Germany e.V. wünscht allen seinen Mitgliedern und Freunden eine gesegnete Weinacht zusammen mit ihren Familien und ein gutes, gesundes und glückliches neues Jahr 2022.

Vielen Dank

Im Namen des Boards von PMG-G
Robert Baumgartner, SAFe 5 Agilist, PMI-ACP, PMP, PRINCE2 FL
VP Finance + Sponsoring
www.pmg-g.de