Mit rund 40 Teilnehmern kamen Projektmanager und -interessierte in Düsseldorf am Flughafen zu unserem Chaptermeeting zusammen, um sich zu folgenden Themen zu informieren:
- Herausforderung einer ISO 27001 Zertifizierung mit Schwerpunkt Risikomanagement
an Hand eines Praxisbeispiels von Dotchka Pentcheva und Joel Liederwald, Projektron GmbH - Kommunikation vermeidet Konflikte, ein Vortag von Dirk Haucke, GF, DHU GmbH
Zu (1): Kurz nach einer Einleitung von Robert Baumgartner, VP Finance & Sponsoring, starteten Frau Pentcheva und Herr Liederwald mit einer Firmenpräsentation, in der die Fa. Projektron als ein sehr innovatives, seit seiner Gründung 2001 kontinuierlich wachsendes und zugleich familienfreundliches Unternehmen vorgestellt wurde. Projektron entwickelt und vertreibt die browserbasierte Projektmanagementsoftware Projektron BCS. Das Unternehmen legt großen Wert darauf, dass seine Mitarbeiter professionell im Projektmanagement – z.B. nach GPM, PRINCE2 und Scrum – ausgebildet sind, um über 700 Kunden in 17 Ländern mit 34.000 Anwendern zu betreuen.
Projektron BCS hilft den Kunden, ihre Projekte besser zu planen, zu steuern und zu überwachen sowie bis zum Abschluss besser zu regeln. Zusätzlich werden unternehmensweit einsetzbare Funktionen bereitgestellt, etwa zur Unterstützung des Personalmanagements, für die Arbeit nach Scrum oder mit Tickets.
Anschließend gingen beide Gastredner auf das eigentliche Thema ein und stellten dem Publikum die Frage, was ist ein Risiko? Hierbei stellt sich die Frage, über was für eine technische Infrastruktur, Assets genannt, ein Unternehmen verfügt und wie eventuelle Gefährdungen aussehen können, die zu einem Datenverlust und damit zu einem monetären Schaden im Unternehmen führen können. Nachdem diese Fragen von den Gastrednern beantwortet wurde, konnte zugleich die Notwendigkeit einer ISO 27001-Zertifizierung veranschaulicht werden. Diese beschäftigt sich mit der Informationssicherheit in Unternehmen, die neben der reinen Vertraulichkeit von Daten, auch deren Integrität (Vollständigkeit und Korrektheit) und Verfügbarkeit (Zugriffsrechte und Funktionsbereitschaft von Diensten und Systemen) umfasst. In diesem Zusammenhang kommt dann das Risikomanagement ins Spiel, um sicherzustellen, dass für Informationssicherheitsrisiken Akzeptanzkriterien definiert werden, bei deren Überschreitung Korrekturmaßnahmen an Verantwortliche zur Nachverfolgung und Umsetzung zu adressieren sind. Dabei erfolgt die Aufdeckung und Bewertung von Risiken sowie die Definition, Umsetzung und Überprüfung von Gegenmaßnahmen nach dem Sicherheitskonzept von Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Als Kern dieses Konzepts dient das Plan-Do-Check-Act (PDCA) Modell, das sich auch in der ISO 27001 widerfindet.
Diese Vorgehensweise im Risikomanagement haben die Gastredner an Hand ihrer eigenen Plattform – Projektron BCS –anschaulich erläutert. Gegenmaßnahmen werden dabei über ein Ticket abgebildet und an geeignete Adressaten automatisch versandt, sodass der gesamte Lebenszyklus vom entdeckten Risiko über dessen Bewertung und Einschätzung bis hin zum Ticket sowie dessen Erledigung komplett papierlos abläuft. Das stellt eine erhebliche Erleichterung und einen enormen Zeitgewinn für alle Beteiligte und letzten Endes fürs Unternehmen dar.
Doch auf dem eigenen Weg zur ISO 27001-Zertifizierung, stand bei Projektron neben der Papierarbeit beim Studieren mehrerer Standards – ISO 27000 (Grundlagen), ISO 27001 (IT-Grundschutz) und VdS (Cyper Security) – mit über 4.000 Seiten, auch noch ein Software Projekt zur Implementierung des Risikomanagements von IT-Sicherheitsrisiken an. Mit einer Laufzeit von 1,5 Jahren und einem Kernteam von nur 3 Mitarbeitern konnte Projektron und seine Mitarbeiter in allen Fachbereichen die Zeitschiene mit einer Genauigkeit von rd. 95 % einhalten und dabei die Kosten mit -8,7 % sogar geringer halten. Dabei zeigt sich, dass durch professionelles Projektmanagement, einem kleinen Kernteam und vielen Unterstützern aus den einzelnen Fachbereichen auch solche großen IT Projekte auf den Punkt gemanagt werden können. Und das nicht nur zum Wohle des eigenen Unternehmens und einer erfolgreich absolvierten ISO 27001-Zertifizierung, sondern auch für viele Kunden, die vor dem gleichen Thema stehen. Projektron BCS deckt dieses und noch viele weitere Themen im Bereich des Projektmanagements ab und kann damit einen enormen Zeit- und Kostengewinn auch in anderen Unternehmen schaffen.
Zu (2): Nach einer kurzen Pause, die für eine Erfrischung und Networking von allen Teilnehmern, Gastrednern und dem Vorstand genutzt wurde, kam Dirk Haucke ins Spiel. Sein Thema war „Kommunikation vermeidet Konflikte“ und wie sein Konzept „Positive Dominanz“ genutzt werden kann, die Kommunikation gegenüber dem Gesprächspartner so zu verbessern, dass man selbst zielgerichtet, verständlich, fair und damit effektiv auftritt. Dabei wurden von ihm vier Bereiche vorgestellt, die in dem Konzept „Positiven Dominanz“ eine wichtige Rolle spielen: Motivation / Demotivation, Körpersprache, Gesprächsführung und Konfliktmanagement.
Zum Aspekt „Motivation / Demotivation“ kann sich jeder vorstellen, dass ein disziplinarisches Anschreien von einem Offizier auf seine Rekruten in einem Kasernenhof nicht unbedingt der Motivation, aber eher dem Gehorsam der Rekruten dient. Doch wer lässt sich schon im normalen Leben damit motivieren? Ist es nicht besser, mit einfachen Methoden, die anschaulich nachvollziehbar sind, sein Gegenüber zu motivieren, etwas zu tun oder zu unterlassen? Dazu hat Herr Haucke ein Beispiel genannt. Kinder in der Schule fanden es schick, mit ihren Lippenstiften die Waschräume zu verschmutzen, in dem sie auf glatte Flächen einen „Kussmund“ hinterließen. Das Reinigungspersonal probierte zunächst alles, um diese Verunreinigung zu verhindern. Auch die Lehrer traten an, um mit ihren Strafen die jungen Leute davon zu überzeugen, dass diese Verschmutzung nicht akzeptiert wird. Doch das alles half nicht, bis eines Tages ein Kommunikationsberater die Reinigungskraft auf die Idee brachte, diese Lippenstiftküsse auf den Fliesen in Beisein von jungen Schülerinnen mit einer Klobürste zu reinigen.Als das geschah, war dieses Thema schlagartig behoben, da die Schülerinnen einen Ekel verspürten, der sie davon abhielt, damit weiterzumachen. Eine kleine, aber effektive Maßnahme, um das Verhalten bei (jungen) Menschen positiv zu verändern.
Zur „Körpersprache“ gibt es so viele Aspekte, die hier gar nicht alle aufgezählt werden können, doch Eins ist klar: Gestik, Mimik, Stimme und Empathie müssen mit dem Gesagten übereinstimmen. Ist hier eine Diskrepanz zu beobachten, die oft bei angelernten Gesten zu beobachten ist, so wirkt die Körpersprache unglaubwürdig. Damit muss der Inhalt unseres Gesagten im Einklang mit unserem Selbst sein. Und mehr noch: Damit wir andere von uns und unserer Nachricht oder Aufruf überzeugen können, müssen wir diese Mittel aktiv und selbstbewusst einsetzen.
Damit Sprache funktioniert muss auch unsere „Gesprächsführung“ entsprechend ausgelegt sein. Es gilt dabei nicht, möglichst viel Informationen in möglichst kurzer Zeit an den Adressaten zu bringen, sondern mit Taktik, Geschick und Rhetorik unsere Gesprächspartner in unseren Bann zu ziehen. Dabei kann es beispielsweise hilfreich sein, mit einer lustigen Geschichte zu beginnen, um Emotionen bei den Zuhörern auszulösen; denn nur Emotionen binden unsere Aufmerksamkeit, wie man es in unserer täglichen Fernsehwerbung feststellen kann. Daher empfiehlt es sich bei größeren Reden oder Themen, seine Zuhörer erst einmal auf einen Modus zu bringen, der die Aufnahme von Informationen überhaupt erst einmal erlaubt. Und das können nur ausgelöste Emotionen bewirken.
Nicht nur die Einstimmung auf Gespräche mit entsprechender Körpersprache, Stimme und Emotionen reichen aus, um Konflikte zu beheben. Hierbei ist auch das Erkennen von aufschwellenden Dissonanzen und deren Dämpfung in Form eines aktiven Konfliktmanagement machen es möglich, Konflikte konstruktiv zu beenden und etwas Positives dabei für alle Beteiligte zu gewinnen. Diese Dinge sind einem nicht in die Wiege gelegt worden, sondern können durch Coaching erlernt und angewendet werden.
Bei Interesse zu einem Workshop im Bereich der Kommunikation, das zusammen mit dem PMI Köln Chapter e. V. ausgerichtet wird, wenden Sie sich einfach an: vp_events @ pmicc.de
Im Abschluss des Abends gab Herr Baumgartner noch kurz ein paar wertvolle Informationen vom Vorstand preis, bedankte sich bei allen Beteiligten für die Teilnahme und insbesondere bei den Gastrednern für deren Zeit und Engagement, ihre Themen und Expertise dem Chapter und seinen Mitgliedern sowie Gästen vorzuführen. Auch sei dem Chapter gedankt, das die Räumlichkeit und das Catering gesponsort hat. Wieder mal ein Beweis, dass unsere Chapteraktivitäten gerne angenommen werden. Seien Sie auch dabei bei unseren nächsten Terminen, die bereits jetzt bis Ende des Jahres feststehen.
PDU Reporting
Provider = C298, Kurs ID: CM180911, Kategorie: Business & Strategy = 1 und Leadership = 1
Vielen Dank
PMI Köln Chapter e. V.
www.pmicc.de
V.i.S.d.P. VP Finance & Sponsoring Robert Baumgartner, PMP, PMI-ACP, PRINCE2
